L’assemblée générale (AG) est un moment central dans la vie d’une copropriété. Elle permet aux copropriétaires de prendre des décisions collectives, d’approuver les comptes, de voter les travaux, et de désigner les membres du conseil syndical.
Mais c’est aussi un moment souvent perçu comme contraignant, peu lisible et difficile à organiser, surtout lorsque la résidence comporte de nombreux lots.
Depuis quelques années, les évolutions réglementaires et technologiques permettent de digitaliser tout ou partie des assemblées générales, transformant profondément l’expérience des syndics comme des copropriétaires.
Dans cet article, on explore les bénéfices de cette digitalisation, les outils disponibles, et les règles à respecter pour rester conforme.
L’AG digitalisée : qu’est-ce que c’est exactement ?
Une assemblée générale digitalisée peut intégrer différents niveaux de transformation, selon les outils et la maturité de la copropriété :
- Envoi électronique des convocations et documents
- Vote à distance (avant, pendant ou après la réunion)
- Participation à l’AG en visioconférence
- Signature électronique du procès-verbal
- Archivage numérique et traçabilité des décisions
Grâce à un logiciel syndic professionnel, comme celui-ci, il est possible de piloter l’ensemble du processus depuis une interface unique, en toute conformité.
Pourquoi digitaliser les AG ?
Les bénéfices sont nombreux pour toutes les parties prenantes.
1. Pour le syndic :
- Gain de temps dans la préparation des documents
- Moins d’impressions et d’envois postaux
- Suivi en temps réel des votes et présences
- Génération automatique du PV d’AG
- Archivage simplifié et sécurisé
2. Pour les copropriétaires :
- Participation facilitée, même à distance
- Consultation anticipée des documents
- Vote en ligne rapide, sécurisé, traçable
- Accès permanent aux décisions et historiques
Le cadre légal à respecter
Depuis l’ordonnance du 30 octobre 2019, plusieurs avancées réglementaires ont ouvert la voie à la digitalisation des AG, notamment :
- Article 17-1 A de la loi de 1965 : autorise la tenue d’AG à distance (visioconférence)
- Décret du 2 juillet 2020 : précise les conditions de vote par correspondance et à distance
- Signature électronique : juridiquement valable, si réalisée avec un outil certifié
Le syndic doit toutefois s’assurer que la copropriété est d’accord (par vote en AG) pour passer à une gestion digitalisée des convocations, des votes ou de la tenue d’assemblées dématérialisées.
Mise en place : comment s’y prendre concrètement ?
Étape 1 : Choisir un logiciel adapté
Il est essentiel de s’équiper d’un outil conçu pour les AG de copropriété, avec les fonctionnalités suivantes :
- Génération des ordres du jour
- Envoi automatique des convocations (email + notification)
- Plateforme de vote sécurisée
- Interface de participation en visioconférence
- Suivi du quorum en direct
- Génération et signature du PV d’AG
Une solution comme ce logiciel syndic permet une prise en main rapide tout en restant conforme au cadre légal.
Étape 2 : Informer les copropriétaires
Avant de dématérialiser les AG, il faut obtenir le consentement de la copropriété en AG (vote à la majorité simple). Ensuite, une communication claire est indispensable :
- Modalités d’accès à la plateforme
- Explication du déroulé de l’AG digitalisée
- Aide à la connexion / participation
- Support technique en cas de besoin
Étape 3 : Lancer un premier test
Pour habituer les copropriétaires, il peut être intéressant de digitaliser d’abord une partie du processus (vote à distance uniquement, envoi numérique des documents, etc.), avant de passer à une AG 100 % en ligne.
Exemples concrets de gains
Prenons le cas d’un syndic qui gère 15 copropriétés :
- Préparation d’AG allégée de 40 %
- Taux de participation en hausse de 25 %
- Zéro retard dans l’envoi des convocations
- Archivage automatique des procès-verbaux
- Moins de contestations post-AG grâce à la traçabilité
Autrement dit : plus de sérénité, plus de professionnalisme, moins de friction.
Conclusion
La digitalisation des assemblées générales est bien plus qu’une tendance. C’est une réponse concrète aux enjeux de modernisation, de transparence et d’efficacité dans la gestion des copropriétés.
En s’équipant d’un logiciel syndic complet comme Seiitra, vous structurez non seulement vos AG, mais vous transformez aussi la relation avec vos copropriétaires, tout en restant parfaitement conforme aux exigences réglementaires.
C’est un levier d’optimisation, de confort… et de différenciation.